Hinweise zum Umgang mit Videokonferenzen

Verbindung

• Bitte achten Sie auf eine stabile Netzverbindung. Um Übertragungsstörungen während der Konferenz zu vermeiden verbinden Sie sich, wenn möglich direkt über Kabel mit Ihrem Router.
• Zu Beginn der Konferenz sollten die Teilnehmenden alle ein Signal geben, dass Sie sich gut untereinander verstehen und sehen können.
• Wenn die Verbindung zu wackelig ist oder zusammenbricht, ist es hilfreich, wenn alle Teilnehmenden ihr Video ausschalten, um Datenvolumen zu reduzieren.

Umgebung

• Bitte halten Sie sich in einer möglichst störungsfreien Umgebung auf. Des Weiteren ist darauf zu achten, die richtigen Lichtverhältnisse zu schaffen, damit alle Teilnehmenden Sie deutlich sehen können.
• Bitte achten Sie darauf keine persönlichen Gegenstände in Sichtweite der Kamera zu haben, die Sie oder die anderen Teilnehmenden stören könnten oder Einsicht in Ihr Privatleben bieten.
• Wenn Sie die Kamera für die Konferenz nicht unbedingt benötigen, schalten Sie sie aus. Somit wird das System deutlich weniger belastet und Sie müssen sich über die zuvor genannten Punkte keine Gedanken machen.
• Achten Sie darauf, ob das Kamerasymbol unten durchgestrichen ist.

Das Mikrofon

• Da Mikrophone nicht zwischen Umgebungsgeräuschen und eigener Stimme unterscheiden ist es ratsam das Mikro, wenn sie nicht an der Reihe sind, stumm zu schalten. So werden die anderen Teilnehmer nicht durch private Gespräche oder Unterbrechungen gestört.
• Hinweis: Die Stummschaltung ist vor allem wichtig, wenn Sie über ihr Smartphone verbunden sind, da dieses besonders empfindlich auf Hintergrundgeräusche reagiert.
• Achten Sie hierbei auf das Mikrofonsymbol unten.

Die Konferenz

• Schalten Sie sich ein paar Minuten früher zu, damit Sie Ton, Licht und Bild überprüfen können.
• Gehen Sie sicher, dass alle Teilnehmer mit dem Ablauf und Themen der Konferenz vertraut sind.
• Beachten Sie die Gesprächsreihenfolge und lassen Sie sich gegenseitig aussprechen. (Mit einem Klick auf Ihren Namen können sie im Status das Handzeichen auswählen).
• Widmen Sie der Konferenz ihre komplette Aufmerksamkeit und vermeiden Sie Nebengespräche.
• Folgen Sie den Verhaltensregeln einer „realen“ Konferenz.

Sicherheit

Jedes Zoom Meeting hat eine eigene, eindeutige Meeting-ID. Dies ist die Zugangsnummer, über die andere Personen Ihr Meeting finden.
Es gibt zwei Arten von Meeting-IDs:

1. Automatisch erzeugte zufällige Meeting-ID.
   Dies ist die Standardeinstellung beim Erstellen von Meetings.
   
2. Persönliche Meeting-ID (PMI)
   Die PMI ist ein permanenter virtueller Konferenzraum mit einer initial zufälligen Meeting-ID, die Sie nur manuell verändern können.

Die automatisch generierten Meeting-IDs sind datenschutztechnisch sicherer. Falls Sie die PMI dennoch nutzen möchten, nutzen Sie diese nicht für aufeinander folgende Meetings oder große Personengruppen. Sobald ein TN den Link zu Ihrer PMI hat, kann er jederzeit in Ihren persönlichen Konferenzraum eintreten (auch in andere Meetings, die mit dem Zugang stattfinden). Es sei denn, Sie

• sperren das Meeting oder
• verwenden die Funktion Warteraum zur individuellen Aufnahme der TN.