Konferenzvorlesung
Hierbei handelt es sich um Veranstaltungen mit einer größeren Anzahl Teilnehmer sowohl in Präsenz als auch Online. Üblicherweise trägt zunächst ein Redner Inhalte vor. Anschließend haben Teilnehmer online und in Präsenz die Möglichkeit, Fragen zu stellen und zu diskutieren. Die Konferenzvorlesung lässt sich zu einer Konferenz mit Podiumsdiskussionen ausweiten.
Die Durchführung einer Konferenzvorlesung erfordert technische und organisatorische Vorbereitung und die Unterstützung mehrere Helfer – insbesondere Konferenzen mit Podiumsdiskussionen und wenn Personen aus der Online-Konferenz im Hörsaal zu hören sein sollen.
schematische Darstellung von organisatorischen Rollen (grün) und Technik (rot)
organisatorische Rollen
Damit Frage-Antwort-Runden und Diskussionen geordnet erfolgen und technische Hürden gemeistert werden, sollte zwischen folgenden Rollen unterschieden und Aufgaben klar verteilt werden.
Dozent
Person, die im Hörsaal präsent ist und Inhalte präsentiert, Sie kann den Uni-PC verwenden und konzentriert sich auf Ihren Vortrag. In größeren Veranstaltungen umfasst die Rolle auch Gäste auf dem Podium.
Bildmischer
Person, die die den Vortragenden online repräsentiert. Sie leitet die Online-Besprechung technisch. Dafür nutzt Sie einen eigenen PC, gibt Hörsaalkamera und Bildschirminhalte des Vortragenden frei. Sie achtet darauf, dass der Dozent online zu sehen und vor allem gut zu hören ist.
Während eines Vortrags legt der Bildmischer die Steuerelemente der Konferenz-Software auf seinen ersten (Haupt-)Bildschirm. Auf den zweiten Bildschirm legt er den NDI Studio Monitor. Dieser gibt das vom NDI-Encoder aufgenommene Bild (=Präsentation) im Vollbildmodus wieder. Gleichzeitig teilt der Bildmischer diesen zweiten Bildschirm in der Konferenzsoftware, damit Online- und Präsenzteilnehmer die Präsentation sehen.
Während einer Diskussionsrunde stoppt er Bildschirmfreigabe und legt die Konferenzsoftware auf den zweiten Bildschirm. Damit sehen Präsenzteilnehmer die Online-Teilnehmer. Der Chat sollte ausgeblendet werden. Während Online-Teilnehmer sprechen, schaltet der Bildmischer das eigene Mikrofon in der Konferenz-Software stumm, um zu verhindern, dass Online-Teilnehmer sich zeitverzögert selbst hören.
Dolmetscher
Person, die das Gesprochene übersetzt. Sie sieht die Präsentation und das Kamerabild des Dozenten/Podiums.
Online-Moderator
Im Hörsaal anwesende Person, die Online-Teilnehmer im Hörsaal repräsentiert. Sie betreut die Online-Teilnehmer, indem Sie Fragen aus dem Chat bündelt und stellvertretend im Hörsaal äußert. Zusätzlich kann sie Fragen aus dem Chat direkt beantworten. Zudem steuert sie, welcher Online-Teilnehmer wann was sagen darf, indem sie sie zu Diskussionsteilnehmern erhebt und im Hörsaal sicht- und hörbar macht oder wieder zu Zuhörern zurückstuft.
Zur Entlastung der einzelnen Personen ist es hilfreich, wenn zwei Personen diese Rolle einnehmen.
Mikrofonassistent
Ein oder mehrere Personen, die das Auditorium vertreten. Sie haben Mikrofone, die sie Personen reichen, die eine Frage stellen oder einen Diskussionsbeitrag leisten möchten. Abhängig von Teilnehmeranzahl und Raumgröße sollten mehrere Personen diese Rolle einnehmen, um Laufwege und damit Pausen möglichst kurz zu halten. Mehrere Mikrofonassistenten können sich abwechseln: Während ein Assistenz einem Diskussionsteilnehmer das Mikrofon reicht, kann ein anderer sich zum nächsten Diskussionsteilnehmer begeben.
Siehe auch Mikrofonierung und Wurfmikrofon.
Moderator
Person, die auf eine geordnete Diskussion und die Einbeziehung aller Gruppen (Dozent, Podium, Online-Teilnehmer, Auditorium) achtet. Sie sollte beispielsweise den Online-Moderator um Rückmeldung aus dem Chat bitten und Fragen aus dem Auditorium für Online-Teilnehmer wiederholen, falls diese unverständlich waren.
Technik
Der nachfolgende Aufbau orientiert sich an Hörsälen mit Doppelprojektion. Er benennt wichtige und gegenüber einer Vorlesung zumeist zusätzlich erforderliche Technik.
Konferenz-PC
Ein PC im Hörsaal, auf dem die Konferenz-Software läuft. Üblicherweise handelte es sich dabei nicht um den PC, von dem aus präsentiert wird, sondern um ein zusätzliches vom Team E-Learning vorbereitetes Notebook. Der Konferenz-PC ist Host der Konferenz, erhält Präsentationssignal, Sprecherton und Kamerabild aus dem Hörsaal und diese in der Konferenz für Online-Teilnehmer frei – er ist die Schaltstelle. Für eine stabile Internetverbindung ist der PC kabelgebunden mit dem Netzwerk der Universität verbunden.
technisch:
Die Präsentation wird per NDI direkt vom NDI-Encoder abgegriffen und über den NDI-Studio-Monitor auf einem zusätzlichen Bildschirm wiedergegeben. Dieser Bildschirm wird gleichzeitig per Bildschirmfreigabe in der Online-Konferenz geteilt und über einen HDMI-Splitter an die Kreuzschiene und einen Kontrollbildschirm ausgegeben, sodass Bildmischer, Online- und Präsenzteilnehmer stets das gleich sehen. Zusätzlich greift der PC das NDI-Signal der Kamera im Hörsaal ab und bindet es über die NDI-Tools als Webcam ein.
Mikrofone Auditorium
Mikrofone, die entweder in den Gängen des Podiums aufgestellt oder herumgereicht werden, um Personen sowohl im Raum als auch online hörbar zu machen.
Online-PC
PC im Hörsaal, den Online-Moderatoren nutzen, um online zu moderieren bzw. Online-Fragen zu beantworten.
Uni-PC
Klassischer und in allen Hörsälen vorhandener PC, den der Dozent für seine Präsentation nutzt. Er hat zwei Bildschirme, den integrierten und einen extern angeschlossenen. Der interne wird für die Referentenansicht, der externe für die Darstellung der Präsentation genutzt, welcher der Konferenz-PC für die Konferenz abgreift. Der PC wird wie bei einer reinen Präsenzvorlesung verwendet – für den Dozenten ändert sich im Vergleich zu anderen Szenarien nichts. Um den Konferenz-PC nutzen zu können, wird ein Uni-Login benötigt.
Siehe Uni-PC.
Vorbereitungen
Lesen Sie zunächst den Veranstaltungsleitfaden. Er beschreibt das "Drumherum" und betrachtet wichtige, organisatorische Randaspekte einer größeren Veranstaltung.
Online-Konferenz
Legen Sie vorab die Einstellungen für die Konferenz fest:
- Sollen Teilnehmer in den Hörsaal sprechen dürfen?
- Sollen Teilnehmer untereinander chatten dürfen?
- Soll Q & A erlaubt sein (Fragen sammeln, zustimmen, per Chat oder live beantworten)?
- Sollen Teilnehmer Fragen anonym oder namentlich stellen dürfen?
- Sollen Teilnehmer Fragen kommentieren/zustimmen können?
- Sollen Teilnehmer alle gestellten oder nur beantwortete Fragen sehen?
In Konferenzen mit vielen Online-Teilnehmern sollte der Chat deaktiviert werden, da er zu unstrukturierten Diskussionen führt, die schwer zu beherrschen sind. Nutzen Sie stattdessen Q & A in Kombination mit der Möglichkeit, Fragen zuzustimmen. So kann der Online-Moderator die Fragen mit dem größten Interesse aufgreifen.
Falls Sie Zoom nutzen, bitten Sie das Team E-Learning, das Meeting für Sie zu konfigurieren.
Machen Sie sich vorab mit den Funktionen der Konferenz-Software vertraut. Schlüpfen Sie dazu in unterschiedliche Rollen (Teilnehmer, Online-Moderation) und spielen Sie die Konferenz mit Kollegen durch – am besten ohne Hörsaal.
Technik
Beantworten Sie vorab folgende Fragen:
- Wer und wie viele Personen sollen im Hörsaal sprechen können (Dozent, Auditorium, Podiumsgäste)?
- Falls das Auditorium sprechen können soll, möchten Sie Wurfmikrofone oder Funkhandmikrofone verwenden?
- Soll gedolmetscht werden?
- Sollen Online-Teilnehmer im Raum zu hören sein?
- Wird auf dem Podium abseits des Rednerpultes gesprochen (Podiumsdiskussion)?
Das Sprechen von Online-Teilnehmern in den Hörsaal ist technisch anspruchsvoll, da bei unsachgemäßer Verwendung der Technik Rückkopplungen entstehen und Personen auf Grund von Verbindungsproblemen oder mangelhafter Mikrofonierung schlecht zu verstehen sein können.
Sprechen Sie vorab mit dem AVT-Service und E-Learning. Beide können Sie technisch bei der Durchführung unterstützen.
Planen Sie ausreichend Zeit für den Technikaufbau ein. Optimalerweise kann die Technik am Tag vor der Konferenz aufgebaut, getestet und Fehler behoben werden. Funktionierende Technik gibt allen Beteiligten Sicherheit.
Ablaufplan
Erstellen Sie einen Ablaufplan, aus dem hervorgeht, wer wann was tut bzw. wann was passieren soll. Beispiel:
| Zeitpunkt | Was | Wer |
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KW 44/2025 (Vorbereitung) |
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Online-Konferenz erstellen, Einstellungen festlegen lassen, Berechtigungen vergeben, Link intern versenden | Online-Moderator, E-Learning |
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Konferenz online durchspielen | Online-Moderation |
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Donnerstag, 27.11.2025 (Aufbau und Test) |
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15 Uhr |
Technikaufbau und -test |
AVT-Service, E-Learning |
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Stellung von Tischen für Technik und Stühlen für Podiumsdiskussion | Hausmeister via Lehrraumvergabe |
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16 Uhr |
Einweisung der Mikrofonassistenten | Bildmischer, Mikrofonassistenten, AVT-Service, E-Learning |
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Konferenz-Link intern verteilen | |
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alle Präsentationen auf Uni-PC kopieren, Präsentation testen | Dozent, Bildmischer |
| Freitag, 28.11.2025 (Durchführung) |
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| 7:00 Uhr | Technik einschalten, prüfen | Bildmischer, Mikrofonassistenz, AVT-Service, E-Learning |
| 8:00 Uhr |
Dolmetscher Ton prüfen |
Dolmetscher, AVT-Service |
| 8:30 Uhr |
Einlass in den Hörsaal, Anzahl der Teilnehmer mit Klicker zählen |
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Konferenz-Link veröffentlichen |
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Konferenz starten/Teilnehmer hineinlassen, Kamera in der Totalen, Mikrofon stumm |
Bildmischer | |
| 8:45 Uhr |
Einweisung der Podiumsteilnehmer in Benutzung der Mikrofone Ausgabe der Kopfhörer für gedolmetschte Sprache |
Mikrofonassistent |
| 9:00 Uhr |
Veranstaltung eröffnen |
Moderator |
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Gäste online begrüßen, Text: |
Online-Moderator | |
| 9:05 Uhr |
Redebeitrag 1 mit Präsentation |
Dozent 1 |
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Präsentation in Konferenz freigeben, Stummschaltung der Mikrofone aufheben |
Bildmischer | |
| 9:45 Uhr |
Redebeitrag 2 mit Präsentation |
Dozent 2 |
| 10:30 Uhr |
Überleitung zur Diskussion, Erläuterung Ablauf:
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Moderator |
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Hinweis an Online-Teilnehmer auf Q & A Funktion |
Online-Moderator |
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Präsentationsfreigabe stoppen, Kameraeinstellung auf Podium ändern, Kamerabild auf Projektor legen |
Bildmischer |
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Assistent 1 in Gang links, Assistent in Gang rechts |
Mikrofonassistent |
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beantwortete Fragen markieren, Chat betreuen |
Online-Moderation |
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| 11:50 Uhr |
Veranstaltung beenden |
Moderator |
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Kamera in Total fahren, Mikrofon in Konferenz stumm schalten |
Bildmischer |
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| Freitag, 21.11.2025 (Abbau) | ||
| 12:15 Uhr |
Technik abbauen und Ausschalten |
Bildmischer, Mikrofonassistent, AVT-Service, E-Learning |
| 13:00 Uhr |
Tische, Stühle abbauen |
Hausmeister via Lehrraumvergabe |